안녕하세요.
사용자의 눈높이에 맞춘 이메일보안 지킴이 지란지니입니다.
Q1. 한방결재 기능은 무엇이며 어떻게 동작합니까?
최초 수신된 메일과 동일한 것으로 판단된 이후 메일에 대해 알림 없이 동일 처리 결과를 자동 적용하는 기능입니다.
동작 방식은 아래와 같습니다.
- 최초 메일이 수신되면 결재 알림메일이 발송됩니다.
- 이후 수신된 메일이 아래 동일 메일 판단 조건을 모두 충족하면 동일 메일로 간주합니다.
- 동일 메일로 판단된 경우, 알림메일을 추가 발송하지 않고 최초 메일의 처리 결과(승인/차단 등)를 자동 적용합니다.
동일 메일 판단 조건
동일 메일 여부는 아래 항목을 기준으로 판단합니다.
| 판단 항목 | 설명 |
|---|---|
| 제목 | 메일 제목 |
| 헤더 | 메일 헤더 정보 |
| 발신자 | 발신자 주소 |
| 메시지 ID | 메일 고유 식별자 |
| 적용된 정책 이름 | 해당 메일에 적용된 보안 정책 |
| 메일 처리 방법 | 메일 본문에 대한 처리 결과 |
| 첨부 처리 방법 | 첨부파일에 대한 처리 결과 |
| 첨부파일 수 | 첨부파일 개수 |
참고: 발송된 메일의 동일 여부는 상기의 항목을 조합하여 암호화한 값이 일치하는 경우 동일 메일로 판단
Q2. 수신자가 여러 명일 때 로그와 알림메일은 몇 개가 생성됩니까?
메일 발송 방식(동보 발송 / 개별 발송)에 따라 로그 및 알림메일 생성 수가 달라집니다.
메일은 발송 서버 및 클라이언트 구조에 따라 아래 두 가지 방식 중 하나로 처리됩니다.
| 발송 방식 | 설 명 | 로그 생성 수 | 대표 사례 |
|---|---|---|---|
| 동보 발송 | 1개의 SMTP 세션(메일 전송 연결)에 수신자를 모두 포함하여 발송 | 1개 | Outlook 등 일반 메일 클라이언트 |
| 개별 발송 | 수신자 수만큼 SMTP 세션을 별도 연결하여 각각 발송 | 수신자 수(N)개 | 사내 웹메일 서버 등 |
참고: 수신자(받는 사람), 참조(CC), 숨은참조(BCC)는 별도로 구분하지 않으며, 봉투 수신자(SMTP 수신자 목록) 기준으로 처리됩니다.
Q3. 개별 발송 환경에서 결재자가 알림메일을 N개씩 받는 이유가 무엇입니까?
개별 발송 방식에서는 수신자 수만큼 메일 세션이 생성되어, 세션 수(N)에 비례하여 알림메일이 발송되기 때문입니다.
메일 처리는 SMTP 세션 단위로 이루어지며, 세션 1개당 알림메일 1개가 발송됩니다. 개별 발송 방식을 사용하는 서버에서 N명에게 메일을 발송하면 N개의 세션이 생성되고, 결재자 및 참조자도 N개의 알림메일을 수신하거나 N회의 결재를 처리해야 하는 상황이 발생합니다.
이러한 과다 알림을 방지하기 위해 한방결재 기능이 기본으로 제공됩니다.
Q4. 한방결재 적용 대상에서 제외되는 경우가 있습니까?
알림 대상자(결재자, 참조자 등)가 해당 메일의 수신자, 참조, 숨은참조에 포함된 경우에는 한방결재 적용 대상에서 제외됩니다.
이 경우 알림 대상자가 실제 메일 수신자이므로, 한방결재를 통한 자동 처리 대신 별도 알림메일이 정상 발송됩니다.
추가 기술 지원이 필요하신 경우 기술지원팀으로 문의 주시기 바랍니다.