안녕하세요.
사용자의 눈높이에 맞춘 이메일보안 지킴이 지란지니입니다.
본 가이드는 MailScreen 웹 관리자 페이지 내 정책 설정 방법을 안내 드립니다.
1. 개요
1-1. 정책이란
정책은 메일스크린을 통과하는 메일을 검사하여 기업 내부 정보 유출을 방지하기 위한 규칙입니다. 아래 2가지 유형으로 구분됩니다.
| 정책 유형 | 설명 |
|---|---|
| 일반 정책 | 메일 헤더, 제목, 본문, 첨부파일 내용을 검사하여 필터링 |
| 개인정보 정책 | 주민등록번호, 신용카드번호 등 개인정보 항목 포함 메일 검사 |
※ 수신자 그룹 정책 및 키워드 정책은 별도 가이드 참고
1-2. 정책 관리 화면 접근 경로
정책관리 > 시스템 정책 > 정책 목록
정책 목록 화면에서 정책 검색·추가·삭제·복사·우선순위 변경이 가능합니다.
2. 정책 추가
2-1. 정책 추가 경로 및 기본 설정 항목
정책관리 > 시스템 정책 > 정책 목록 > [정책 추가] 또는 정책관리 > 시스템 정책 > 정책 추가
정책 추가 화면에서 아래 항목을 설정한 후 [등록] 버튼을 클릭합니다.
| 설정 항목 | 설명 |
|---|---|
| 정책 이름 | 최대 50자까지 입력 가능 |
| 적용 대상 | 전체 사용자 또는 특정 소속·사용자 지정 |
| 예외 대상 | 정책을 적용하지 않을 소속 또는 사용자 지정 (적용 대상보다 우선 적용) |
| 필터 연산 | AND(모든 조건 만족) 또는 OR(1개 이상 조건 만족) 선택 |
| 필터 조건 | 필터링 대상·값·조건 설정 (최대 10개) |
| 메일 처리 | 필터링된 메일의 처리 방법 설정 |
| 첨부 처리 | 첨부파일에 대한 별도 보안 처리 설정 |
| 정책 알림 | 정책 적용 시 알림 대상 및 방법 설정 |
| 적용 시간 | 정책이 적용될 요일 및 시간 설정 |
| 사용 여부 | 정책 활성화 여부 설정 |
2-2. 적용 대상 설정
아래 두 가지 방식으로 설정합니다.
| 방식 | 설명 |
|---|---|
| 전체 사용자 | 메일스크린을 통해 발송되는 모든 사용자의 메일에 정책 적용 |
| 대상 지정 | 조직도에서 소속·사용자를 선택하거나 이메일·도메인 형식으로 직접 입력 |
※ 예외 대상은 적용 대상보다 우선순위가 높습니다. 예외 대상에 설정된 소속 또는 직원이 발송한 메일은 해당 정책이 적용되지 않습니다.
2-3. 필터링 대상 항목
| 구분 | 필터링 대상 항목 |
|---|---|
| 메일 기본 정보 | 제목, 본문, 본문+첨부, 헤더 발신자, 헤더 수신자, 봉투 발신자, 봉투 수신자, 참조자 |
| 메일 크기·수량 | 외부 수신자 전체 수(명), 수신자 전체 수(명), 메일 전체 크기(KB) |
| 헤더 정보 | Content-type, Reply-To, X-Mailer, IP, 헤더 전체, 헤더값 전체 |
| 첨부파일 | 첨부파일 이름, 크기(KB), 개수(개), 유형, 내용, 암호 설정된 첨부, 암호 미설정된 첨부 |
| 사용자 정보 | 미등록 발신자, 발신자의 결재자 |
| DRM·AIP | DRM 설정된 첨부, DRM 미설정된 첨부, AIP 설정된 첨부, AIP 미설정된 첨부, 첨부 복호화 실패 |
※ 키워드 및 수신자 그룹을 필터링 대상으로 활용하는 방법은 별도 가이드를 참고하시기 바랍니다.
2-4. 필터링 조건
| 조건 | 설명 |
|---|---|
| 포함하면 | 필터링 대상 값에 필터링 값이 포함되거나 일치하면 매치 |
| 포함하지 않으면 | 필터링 대상 값에 필터링 값이 포함되지 않으면 매치 |
| 일치하면 | 필터링 대상 값과 필터링 값이 정확히 일치하면 매치 |
| 시작하면 | 필터링 대상 값이 필터링 값으로 시작하면 매치 |
| 끝나면 | 필터링 대상 값이 필터링 값으로 끝나면 매치 |
| 정규식에 매치되면 | 정규식(특정 규칙을 가진 문자열 표현 언어)을 직접 입력하여 매치 판단 |
| 공백이면 | 필터링 대상 값이 공백인 경우 매치 (주로 제목이 빈 경우 검사) |
| 보다 크면 / 같으면 / 보다 작으면 | 수치 비교 조건 |
※ 정규식은 의도와 달리 더 많은 메일을 필터링할 수 있으므로 주의하여 사용하시기 바랍니다.
3. 메일 처리 방법
3-1. 처리 방법 종류
정책의 필터 조건에 해당하는 메일은 아래 처리 방법 중 하나로 처리됩니다.
| 처리 방법 | 설명 |
|---|---|
| 송신 지연 | 발송을 일정 시간 보류합니다. 최소 5분 ~ 최대 31일 설정 가능 |
| 차단 | 수신자에게 메일을 발송하지 않습니다. 발신자에게 차단 알림 메일 발송 옵션 제공 |
| 통과 | 수신자에게 즉시 발송합니다. 모니터링 목적으로 활용 가능 |
| 결재 | 결재자의 승인 후 발송 또는 반려 처리합니다. |
| 라우팅 지정 | 지정된 서버 IP·포트로만 메일을 전송합니다. |
※ 내부 도메인(환경설정 > 메일 서버에 등록된 도메인) 수신자에게는 송신 지연 정책이 적용되지 않습니다.
3-2. 결재 처리 설정
아래 두 가지 방식으로 결재자를 지정할 수 있습니다.
| 방식 | 설명 |
|---|---|
| 인사 정보 결재자에게 결재 요청 | 사용자 관리의 인사 정보에 등록된 결재자에게 결재 요청 |
| 특정 지정자에게 결재 요청 | 소속에 관계없이 필요에 따라 결재자를 직접 지정 |
결재 설정 시 아래 사항을 반드시 확인합니다.
| 상황 | 동작 |
|---|---|
| 인사 정보에 결재자가 없는 경우 | 정책관리 > 정보 유출 차단 > 결재의 '기본 결재자 이메일' 설정값으로 결재 요청 발송 |
| 기본 결재자도 없는 경우 | 결재 요청이 무한 대기되므로 반드시 결재자를 지정하여야 합니다. |
| 발신자가 결재자인 경우 | 자동 승인 처리되어 결재 과정 생략 |
| 메일 저장 기간 초과 시 | 결재 처리 없이 해당 메일 삭제 |
※ 자동 처리 옵션을 설정하지 않으면 결재자가 처리하기 전까지 메일이 무한 대기됩니다. 자동 승인 또는 자동 반려 옵션 설정을 권장합니다.
4. 첨부파일 처리
메일 처리(통과·결재·송신 지연·라우팅)와 혼합하여 사용할 수 있습니다. 차단 처리 시에는 첨부 처리를 별도 설정할 수 없습니다.
| 처리 방법 | 설명 |
|---|---|
| 원본 유지 | 첨부파일 원본 그대로 발송 |
| 링크 변환 | 첨부파일을 서버에 저장하고 다운로드 링크로 대체하여 발송 |
| 암호화 | 첨부파일을 압축 암호화하여 발송 |
| 암호화 후 링크 변환 | 첨부파일을 압축 암호화 후 다운로드 링크로 대체하여 발송 |
| DRM 복호화 | DRM(디지털 저작권 관리) 적용 첨부파일을 복호화하여 발송 |
| AIP 복호화 | AIP(MIP) 적용 첨부파일을 복호화하여 발송 |
※ 암호 직접 지정 옵션을 이용하면 정책별로 암호를 직접 설정할 수 있습니다. 암호는 6자 이상 16자 이하로 입력하여야 합니다.
5. 정책 우선순위
정책 목록의 가장 위에 있는 정책이 우선순위가 가장 높습니다. 메일이 여러 정책의 필터 조건에 동시에 해당하는 경우, 우선순위가 높은 정책이 먼저 적용됩니다.
경로: 정책관리 > 시스템 정책 > 정책 목록에서 우선순위를 드래그하여 변경합니다.
정책 복사
기존 정책을 복사하여 유사한 정책을 빠르게 생성할 수 있습니다. 정책 목록에서 복사할 정책을 선택한 후 [정책 복사] 버튼을 클릭합니다.
| 항목 | 복사 후 상태 |
|---|---|
| 사용 여부 | 사용 안 함 |
| 우선순위 | 가장 낮은 순위 |
| 정책 이름 | 원본 이름 + _copy_xxxx 추가 |
6. 개인정보 정책
6-1. 일반 정책과의 차이
개인정보 정책은 주민등록번호, 신용카드번호 등 특정 개인정보 패턴을 자동으로 검출하는 전용 정책입니다. 일반 정책과 설정 방식은 동일하나 아래 항목이 추가로 제공됩니다.
| 추가 항목 | 설명 |
|---|---|
| 개인정보 검출 횟수 | 설정한 횟수 이상 검출 시 정책 적용 (전체 합계 또는 항목별 개별 설정 가능) |
| 개인정보 검색 대상 | 본문과 첨부, 본문, 첨부, 제목 중 선택 |
| 개인정보 대상 | 주민등록번호, 신용카드번호, 계좌번호, 휴대폰번호 등 13개 항목 및 사용자 정의 패턴 |
경로: 정책관리 > 시스템 정책 > 정책 목록 > [개인 정보 정책 추가]
6-2. 개인정보 사용자 정의 패턴 등록
기본 제공 개인정보 항목 외에 사용자가 직접 탐지 패턴을 추가할 수 있습니다.
경로: 정책관리 > 시스템 정책 > 개인 정보 사용자 정의
정규식을 직접 입력하여 사용자 정의 개인정보 탐지 패턴을 등록합니다. 등록 후 개인정보 정책에서 '사용자 정의' 항목을 선택하면 적용됩니다.
※ 사용자 정의 정규식은 의도와 달리 더 많은 메일을 필터링할 수 있습니다. 반드시 [정규식 테스트] 버튼으로 동작을 사전에 확인한 후 등록하시기 바랍니다.
7. 정책 알림 및 적용 시간
7-1. 정책 알림
정책이 적용되었을 때 지정한 담당자에게 알림을 발송할 수 있습니다.
| 알림 대상 | 설정 방법 |
|---|---|
| 발신자의 검토자 | 사용자 관리의 인사 정보에 등록된 검토자에게 알림 발송 |
| 발신자의 결재자 | 사용자 관리의 인사 정보에 등록된 결재자에게 알림 발송 |
| 특정 지정자 | 소속에 관계없이 이메일 주소를 직접 입력하여 알림 대상 지정 |
| 알림 방법 | 설명 |
|---|---|
| 숨은 참조 | 정책이 적용된 메일을 숨은 참조(BCC)로 알림 대상에게 발송 |
| 알림 메일 발송 | 메일 제목 및 간략한 정보를 포함한 알림 메일 발송 |
| 원문 첨부 | 알림 메일에 정책 적용된 원본 메일 첨부 |
7-2. 정책 적용 시간 제한
정책 적용 시간을 특정 요일 또는 업무 시간으로 제한할 수 있습니다.
| 설정 항목 | 설명 |
|---|---|
| 요일제 적용 | 정책이 적용될 요일 선택 |
| 시간제 적용 | 정책이 적용될 시작 시간 ~ 종료 시간 설정 |
추가 문의 사항이 있으시면 기술지원팀(1600-8300)으로 언제든지 연락해 주시기 바랍니다.